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武昌工学院归档文件整理实施办法

2018年05月16日 11:48 



为适应档案管理现代化的需要,实行学校文件材料部门预归档制度,根据国家档案局颁发的《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、教育部《高等学校档案实体分类法》和《高校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)的有关规定,结合我校实际,制定本办法。

一、归档的主要内容

学校在党政管理、教学等各项活动中直接形成的并经过办理完毕、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像及实物等不同载体的文件材料。

(一)归档范围

主要内容包括党群、行政、教学等十三大类的文件材料。具体范围详见《武昌工学院档案实体分类实施细则》(武工院〔2018〕78号)中的“档案实体分类表”。

(二)不归档的文件材料

1.上级机关普发的仅供参阅、不办的文件材料;上级机关发来的供工作参考的抄件;上级机关征求意见未定稿的文件;

2.重份文件;

3.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件;从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;为参考目的从各方面收集的文件材料;

5.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

6.无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设意见的人民来信。

二、归档分工

(一)学校严格实行文件材料形成部门预归档制度。全校各院(部)、处、室及直属单位均为预归档单位。根据档案来源原则,实行各院(部)、处、室及直属单位预归档,综合档案室进行业务指导和监督的档案管理网络。校内各单位档案工作人员(兼职档案人员)应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹,在平时注意及时收集属归档的文件材料,严格按文书处理制度做好文件收文、发文的收集、积累工作,依照《武昌工学院档案实体分类实施细则》中“档案实体分类表”确定的归档范围归入相应的卷夹内,便于保管利用和归档。

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府以及国务院各部、委下达的文、电材料,综合性的,分别由党办、校办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文,职能部门以党委、学校名义的发文一般分别由党办、校办立卷归档。

3.以职能部门名义的发文,由职能部门立卷归档。

4.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,分别由党办、校办立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

5.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,分别由党办、校办立卷归档;请示报告的原稿及批复、批转的复制件,由报文单位作为资料保存。

6.两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位作为资料保存。

7.各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档,并将其全部档案移交综合档案室保存,任何人不得带入其他单位。

8.学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿,分别由党办、校办和各单位立卷归档。

9.重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

(二)一个年度需要归档的文件材料,必须收集齐全、完整。

(三)收集的重点:

1.本单位自己形成的文件材料。

2.上下级机关及其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。

(四)移交

各个归档部门或各兼职档案人员将整理好的全年的归档文件,在次年六月份以前移交综合档案室,填写移交目录(可在校办网页下载),综合档案室现场核对检查合格后,收取归档材料,待归档材料全部编目完成后,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。

三、归档材料整理方法程序及要求

(一)归档文件整理

归档文件以“件”为单位进行装订,“件”是归档文件整理的基本保管单位,一般每份文件为一件,包括文件的正本、文件处理单或拟办单、发文稿头纸、签批条与定稿。

有下列情况之一的,应视为“组件”,可装订在一起:

1.正文与附件;

2.转发文与被转发文;

3.原件与复制件;

4.来文与复文(请示和批复);

5.各种报表、名册、图册、书刊,一册(本)作为一件;

6.简报一期一件;

7.重要文件(如法律、法规)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)应作两件。

(二)整理原则

各部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类存放(可在综合档案室领取档案盒),以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

(三)明确质量要求

1.归档文件应齐全、完整。一是收集的文书材料应齐全、完整,特别是有关重要的文书材料要尽力收集齐全。二是收集到的文书材料没有漏页及破损情况,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.编页。每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页,均用铅笔编写每一页右下角。

2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合经久、耐用的档案保护的要求。

3.整理归档的文书材料的保管期限应界定准确。

凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,有长远查考利用价值的文件,应当列为永久保管。

凡是在相当长的时期内本单位进行工作、总结经验需要查考的文件,应划为30年保管。

其他一些只在比较短的时期内本单位需要查考的文件,作为10年保管。

4.装订

归档文件应按件装订。装订前,要修裱破损文件,复制字迹模糊易退变的文件,超大纸张按A4型折叠,去除易腐蚀的装钉用品,如订书针、曲别针、大头针等。装订时,批复、批示在前,请示、报告在后;正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后。

各单位归档的材料可在数字化处理前,采用无酸三角袋保持原装订方式不变(可在综合档案室领取),方便综合档案室进行数字化扫描和后期线装。

(四)分类

根据《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”,将我校各院(部)、处、室及直属单位形成的归档文件材料分为十三个大类,其标识为全宗号-年度-类别-保管期限-盒号.件号。各单位采用的分类方法要前后保持一致,相对稳定。

1.区分年度。一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;按学年处理的文件,归入专门学年度。

2.区分类别。各院(部)、处、室及直属单位将一年来形成的文件材料对照《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”,按类别、机构进行分类,将文件区分开。

3.区分保管期限。将归档的文件按永久、定期两种保管期限分开,定期又分为30年和10年。

(五)排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

1.同一事由的归档文件的排列,是按文件形成时间的先后顺序,日期在前的归档文件排列在前,日期在后的文件排列在后;或者按文件重要程度排列,相对重要的文件放在前面,其他的文件放在后面。

2.不同事由的归档文件排列,是将不同事由的文件、按其办结时间的先后顺序排列,而不必考虑其他因素。也可按事由的重要程度排列,将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。

(六)编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。

1.全宗号:立档单位的代号。

2.年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2015。

3.保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。即永久、30年、10年。

4.件号:文件的排列顺序号。

件号为室编件号,在归档文件整理和档案移交时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。

5.机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

(七)编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

1.归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

件号:填写室编件号。

责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

文号:文件的发文字号。

题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[  ]”号。

日期:文件的形成时间,以8位阿位伯数字标注年月日,如20150909。

页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

备注:注释文件需说明的情况。

2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长 × 宽为297mm×210mm)。

3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

(八)装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1.档案盒 

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm等。

档案盒盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交时按要求编制。

档案盒应采用无酸纸制作。

2.备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期:归档文件整理完毕的日期。

四、本办法自颁布之日起施行,由学校办公室负责解释。原《武昌工学院归档文件整理规范》(武工院〔2014〕38号)同时废止。

 

武昌工学院  

2018年5月15日

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