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武昌工学院科技档案归档材料整理实施办法

2018年05月16日 11:50 



为提高学校的档案管理水平,充分发挥档案在学校教育、教学工作中的作用,为学校建设与发展提供可行性资料,根据教育部《高等学校档案实体分类法》和《高校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)和《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)精神,结合我校档案工作实际,特编制本办法。

一、  科技档案

科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

目前,科技档案的种类主要有:工业生产技术档案、农业科技档案、基本建设档案、仪器设备档案、科学技术研究档案以及一些专门档案。我校目前归档的主要为科学技术研究档案、基本建设档案、仪器设备档案。

二、  科学技术研究材料的归档

(一)科学技术研究档案

科学技术研究档案是指在自然科学技术研究活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据和声像、电子等各种文件材料。它的基本特点是以课题成套,围绕着一个课题形成的全部档案材料构成一套不可分割的有机整体。

(二)归档的主要内容

1.归档范围

主要包括科学技术研究方面形成的包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的材料。本校承担的科学技术研究项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科学技术研究文件材料也应归档。具体范围见《武昌工学院档案实体分类实施细则》(武工院〔2018〕78号)中的“档案实体分类表”。

2.不归档的文件材料

(1)上级有关科学技术研究的普发性(非专指高校)不需要办理的文件材料;

(2)上级有关科学技术研究的未定稿的文件材料,未生效的合同、协议书;

(3)未按科学技术研究管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

(4)重份的文件材料;

(5)无查考利用价值的事务性、临时性文件材料;

(6)非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料;

(7)校内其他单位发来的文件材料;

(8)与校外单位交换来的文件材料;

(9)未定稿的文件材料。

(以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存)

(三)归档分工

学校严格实行科学技术研究材料由科技处及相关部门预归档制度。科技处在制订和讨论工作计划安排时,应布置平时积累文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。依照《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”归入相应的卷夹,便于保管利用和归档。

1.归档的科学技术研究管理和科学技术研究实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的科学技术研究文件材料,必须反映科学技术研究管理、科学技术研究项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的科学技术研究文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科学技术研究文件材料的不同特点和成套性。

4.几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科学技术研究文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科学技术研究文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

(四)科学技术研究文件材料的部门整理与归档流程

1.形成积累

(1)课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科学技术研究文件材料的任务和方法,并指定专人存档。

(2)学校科学技术研究管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科学技术研究工作各阶段的有关文件材料。

(3)科技处兼职档案员应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

(4)归档的科学技术研究文件材料必须字迹工整、格式统一,图样清晰,签字手续完备。

(5)科学技术研究管理性文件材料归档一份,科学技术研究报告底稿一份,复制稿两份,原始资料全部。

2.整理组卷

(1)坚持实行科学技术研究文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

(2)科学技术研究管理部分文件材料的整理,详见《武昌工学院归档文件整理实施办法》(武工院〔2018〕79号)中的整理方法。科学技术研究项目材料 ,根据其材料的多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科学技术研究文件材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科学技术研究投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科学技术研究文件材料按科学技术研究阶段依次系统整理组卷。

(3)内容不可分的科学技术研究文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

(4)拆除案卷内的金属物,对破损的科学技术研究文件材料进行修补。可采用梯形无酸三角袋和科技档案盒保持原装订方式不变(科技档案盒和无酸三角袋均可提前向综合档案室领取),便于整理和归档。

(5)除密不可分的配套的声像载体材料外,其余均应分别组卷专柜保管。

(6)课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。

(7)填写卷内目录、备考表和案卷封面。

(8)课题组长填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

3.归档验收

科学技术研究一般文书类档案同一般文件材料归档时间。

科学技术研究课题在鉴定验收后两个月内归档。

暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

科技处及相关部门填写科学技术研究档案移交目录一式两份,连同案卷向综合档案室移交,凡归档不完整、不齐全者,综合档案室可拒绝移交。经综合档案室清点无误后并录入系统后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

三、基本建设材料的归档

(一)基本建设档案

基本建设档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修等活动中形成的科技档案。它的基本特点是以工程项目成套,一个工程项目的档案材料是一个有机联系的整体。

(二)归档的主要内容

1.归档范围

主要内容包括基本建设中的综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、生产基建“三算”(预算、概算、决算)、器材管理等各个方面,重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。具体范围见《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”。

2.不归档的文件材料

(1)上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;

(2)正式施工前的草图、未定型图纸;

(3)重份文件和重份图纸;

(4)无查考价值的临时性、事务性文件。

(三)归档分工

学校严格实行基本建设材料由发展规划处及相关部门预归档制度。发展规划处应确定好兼职档案员,并在平时工作中注意积累基本建设文件材料,依照《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”归入相应的卷夹,便于保管利用和归档。

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。

(四)基本建设文件材料的部门整理与归档流程

1.形成积累

(1)基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

(2)基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

(3)基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。

(4)基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度、明确职责、把好文件材料形成的质量关。

(5)学校基建部门要检查设计和施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

(6)使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。

(7)归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。

(8)归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

(9)工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

(10)学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

(11)凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

2.整理组卷

(1)基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

(2)组卷遵循基建文件材料的形成规律,保持案卷内基建文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用的原则。

(3)基建管理性文件材料详见《武昌工学院归档文件整理实施办法》中的整理方法。工程项目材料,根据每个工程项目文件材料的多少,组成若干案卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列,分别组卷。

(4)文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

(5)拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。

(6)基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成A4纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

(7)填写卷内目录和备考表。

(8)草拟案卷封面各栏目,经综合档案室审查后填写案卷封面。

(9)工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

3.归档移交

基建项目在验收后两个月内归档。

发展规划处及相关部门填写基本建设档案移交目录一式两份,连同案卷向综合档案室移交,凡归档不完整、不齐全者,综合档案室可拒绝移交。经综合档案室清点无误并录入系统后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

四、仪器设备材料的归档

(一)仪器设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器仪表的档案材料。它有两个基本特点:一是按型号成套;二是以生产流程和工艺流程成套。同一型号的仪器设备和同一生产流程和工艺流程的仪器设备的全部档案材料是一个有机的整体。

(二)归档的主要内容

1.归档范围

主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。与基建工程连在一起的设备档案,与基建档案一般很难分开的,可以作为基建档案的一个组成部分。具体范围见《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”。

2.不归档的文件材料

(1)上级普发(非专指高校)、不办的文件;

(2)未定稿的管理性文件材料;

(3)未生效的合同、协议书;

(4)重份文件、校内单位发来的文件;

(5)无查考价值的一般性文件;

(6)仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

(三)归档分工

学校严格实行仪器设备材料由资产设备处及相关部门预归档制度。资产设备处应确定好兼职档案员,并在平时工作中注意积累仪器设备文件材料,依照《武昌工学院档案实体分类实施细则》中的“档案实体分类表”归入相应的卷夹,便于保管利用和归档。

1.归档的仪器设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映仪器设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的各种国产、进口仪器设备,均须归档。

(四)仪器设备文件材料的部门整理及归档流程

1.仪器设备文件材料的形成与积累

(1)学校的仪器设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责仪器设备文件的收集、积累、管理工作。

(2)从申购仪器设备到验收完毕(进口仪器设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口仪器设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交综合档案室。

(3)仪器设备保管使用部门要负责仪器设备随机文件材料以及仪器设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交仪器设备管理部门。

(4)学校各级仪器设备使用单位的负责人,要认真抓好仪器设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护仪器设备的技术文件,对仪器设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保仪器设备文件的完整、系统、准确。

(5)仪器设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。

(6)仪器设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

2.整理组卷

(1)以仪器设备文件材料形成部门立卷为原则。仪器设备验收完成和进口仪器设备索赔期满后,资产设备处、采购中心的兼职档案员应及时将形成的仪器设备管理文件材料整理组卷。

(2)以便于档案的保管和利用为组卷原则,要遵循仪器设备文件材料的形成规律,保持案卷内仪器设备文件材料的有机联系。

(3)仪器设备管理文件材料详见《武昌工学院归档文件整理实施办法》中的整理方法。其他仪器设备文件材料,可每项仪器设备文件材料组成一卷或若干卷,将最能反映仪器设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余仪器设备技术文件材料按仪器设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

(4)仪器设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

(5)卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。

(6)拆除卷内文件中的金属物,破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。

(7)仪器设备文件材料采用卷盒的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。部分仪器设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

(8)认真填写卷内目录和备考表。可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。

(9)拟定案卷封面各栏目,案卷标题要简明、明确。

(10)确定仪器设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映仪器设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为定期30年保管。仪器设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为仪器设备的组成部分而存在的,原则上随仪器设备而存在,保管期限定为与仪器设备共存。

(11)仪器设备档案的密级,除自制仪器设备的科学研究部分随科研成果档案定密级外,仪器设备档案文件材料原则上无密级。

3.归档验收

仪器设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月,进口仪器设备为索赔期满后二个月。

仪器设备管理部门的兼职档案员,填写移交目录。内容包括仪器设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式两份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查后连同案卷向综合档案室移交,凡归档不完整、不齐全者,综合档案室可拒绝移交。经综合档案室清点无误并录入系统后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

五、科技档案案卷的编目

(一)卷内文件材料页号的编写

1.案卷内材料均以有书写内容的页面编写页号。

2.单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

3.成套图样或印刷成册的文件材料,自成一册的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其它文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(二)案卷封面的编制

1.案卷封面印制在卷盒的正表面,也可采用内封面形式。

2.案卷题名应简明、准确地提示卷内文件材料的内容,主要包括项目名称代号代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。

3.立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。

4.起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。

5.保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

6.密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

7.档号应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号(或件号)。

(三)档案脊背的编制

案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。

(四)卷内目录的编制

1.序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

2.文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

3.责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

4.文件材料题名应填写文件材料的全称。

5.日期应填写文件材料的形成日期。

6.页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。

7.卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

(五)卷内备考表的编制

1.说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2.立卷人应由责任立卷人签名。

3.立卷日期应填写完成立卷的日期。

4.检查人应由案卷质量审核者签名。

5.检查日期应填写审核的日期。

6.互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

7.卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

(六)案卷装订的要求

1.案卷可采用装订和不装订两种形式。

2.案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型。图样折叠时标题栏露在右下角。

3.案卷内不允许有金属物。

4.不装订的案卷,应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。

 

 

武昌工学院

2018年5月15日

    

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