学习园地

当前位置: 校办首页>>学习园地>>正文

武昌工学院学生档案整理、移交实施细则

2018年11月26日 11:51 



为切实加强学校学生档案管理工作,促进学生档案管理工作规范化、制度化,根据《普通高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和《武昌工学院学生档案管理办法(试行)》(武工院〔2016〕53 号)文件精神,结合学校实际情况,特制定本实施细则。

一、管理部门

学校学生档案由学生档案室(隶属于招生与就业工作处就业科)集中管理。

二、适用范围

武昌工学院全体学生

三、整理与移交流程

(一)新生档案整理与移交流程

1.新生档案须邮寄或自带到学校。

2.邮寄到学校的新生档案,各相关部门应按照要求收集、清理后及时移交至学生档案室。

3.各学院在规定时间内对接收到的档案进行清理,对未接收到的新生档案进行催收。在收集档案过程中,应对学生档案进行仔细检查,发现弄虚作假的,应及时向学生档案室反馈,学生档案室与该生生源所在学校或单位核实后,将核实情况告知各学院;发现档案材料不全的,应及时向该生生源所在学校或单位催补调剂;确因客观原因无法补齐的,应在该生档案目录上作出标注,并在档案移交时进行情况说明。

4.各学院将所有新生档案按专业、班级、学号进行有序整理,并填写《武昌工学院学生档案转递登记表》(附件1),在新生报到后30个工作日内移交至学生档案室。

(二)在校生档案整理与移交流程

学生档案移交至学生档案室后,学生档案室管理人员将接收的档案材料认真鉴别后,按专业、班级、学号进行有序整理后存放于学生档案室。

对于学籍异动学生档案处理流程如下:

1.休学学生档案。休学学生的档案应暂时单独存放。学生复学后,学生档案室、各学院应及时将其学生档案按所在班级重新归入在校生档案。

2.留级学生档案。各学院应及时将留级学生的档案转入到实际所在班级,并在《武昌工学院学生档案转递登记表》上进行备注。

3.退学学生档案。各学院应及时将退学学生在校期间的相关材料转交至学生档案室,学生档案室按相关规定将退学学生档案转回其生源所在地档案管理部门。

4.学生在受刑事处分或劳动教养期间,相关学院应及时将该学生在校期间的相关材料交由学生档案室。学生刑满释放或解除劳教的,其档案按相关规定转回生源所在地档案管理部门。

5.学生出国不归、失踪、逃亡的,其档案由学生档案室作为遗留档案保管。

6.学生未毕业或取消学籍的,原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递的,需学生本人提出书面申请,经学生所在学院相关领导签字批准后,学生档案室负责人审核签字,方可办理档案提前转递。

7.各学院须做好学生异动情况记载,并将相关材料进行收集与整理,每学期末将材料上交至学生档案室。

(三)毕业生档案整理与移交流程

1.各学院应在毕业生办理派遣后半个月内,将毕业生在校期间所有的归档材料(含毕业时形成的档案材料、在校期间没有及时归档的材料)对照《武昌工学院学生档案材料目录》(附件2)集中装档,并按专业、班级、学号进行有序整理后移交至学生档案室。

2.学生档案室对毕业生档案材料进行查阅,档案材料符合装档要求的,装入毕业生专用档案袋,并将档案袋密封、盖章;若档案材料不符合装档要求的,予以退回,并告知存在的问题。各学院须按照要求对学生档案进行及时整改,整改情况学生档案室将进行详细记录。

3.毕业生档案原则上不缓寄。申请暂缓派遣的毕业生,各学院应将毕业生档案在移交时进行备注和说明;已办理派遣的毕业生,确因特殊情况需暂缓转递档案的,需毕业生本人提出书面申请,经其所在学院相关领导签字批准后,可暂缓转递。暂缓转递时间不超过两年,超过暂缓转递时间的由毕业生所在学院催促毕业生办理档案转递。

4.毕业生须在毕业离校6个月之内确认自己的档案去向,如未查询到档案去向的,可与学生档案室联系。

四、其他

本办法自颁布之日起施行,由招生与就业工作处负责解释。

 

附件:1.武昌工学院学生档案转递登记表

2.武昌工学院学生档案材料目录

 

                                武昌工学院

                               2018年11月23日

 

 

 

  

 

  

 

 

 

 

 

 

上一条:武昌工学院公文处理办法 下一条:武昌工学院科技档案归档材料整理实施办法

关闭